Myfiles Nutzerordnung

Nutzungsordnung und Datenschutzhinweise für den Myfiles Cloud Service, einer Plattform für den mobilen Dateizugriff im FB Wirtschaft der Technischen Hochschule Brandenburg vom 09.06.2016.

1. Anwendungsbereich

Der Fachbereich Wirtschaft betreibt unter der URL

https://myfiles.th-brandenburg.de

einen Cloud Service für den mobilen Dateizugriff und Dateiaustausch.

Der Myfiles Cloud Service (MFCS) setzt auf bestehende Dateizugriffsdienste des Fachbereichs und der Hochschule auf. Der Service wird auf Serversystemen der Hochschule betrieben.

Die Ordnung regelt die Nutzung des Myfiles Cloud Services in Ergänzung der IuK-Benutzerordnung der Hochschule und der bestehenden Laborordnung des Fachbereichs Wirtschaft. Diesen Ordnungen haben Sie als Mitglied der Hochschule bereits zugestimmt. Die Zustimmung zur Myfiles-Nutzungsordnung und den zuvor genannten Ordnungen ist Voraussetzung für den Zugang zum MFCS.

Mit dem Setzen der Checkbox „Nutzungsbedingungen gelesen und akzeptiert“ im Antragsformular bestätigen Sie die Kenntnisnahme und Anerkennung der MFCS-Nutzungsordnung.


2. Nutzung des Myfiles Cloud Services

Für die Nutzung des MFCS ist ein gültiger, zentraler Benutzeraccount der Hochschule erforderlich.

Die Mitglieder des Fachbereichs Wirtschaft sind berechtigt, Dateien über den MFCS hochzuladen, sie für den mobilen Bedarf zu speichern und auch anderen Personen darauf Zugriff zu gewähren (freizugeben).

In Erweiterung der Nutzung steht der MFCS ebenfalls den Mitgliedern und Angehörigen der Hochschule zur Verfügung. In diesen Fällen ist der Fachbereich Wirtschaft nicht Betreiber der Dateizugriffsdienste. Die Verfügbarkeit der MFCS-Funktionen muss gesondert geprüft werden.

Die Nutzung des MFCS ist nur für Aufgaben der Hochschule gestattet. Die Nutzung durch Dritte für deren eigene Zwecke ist untersagt.

Den Zugriff auf den MFCS können Mitglieder und Angehörige der Hochschule über das WEB-Portal https://www.th-brandenburg.de/wirtschaft/myfilesantrag beantragen. Die Freischaltung des Zugangs, sowie alle für den Zugriff benötigten Daten, werden dem Antragsteller auf seine THB E-Mail-Adresse übermittelt.

Die Administratoren des MFCS sind per E-Mail unter der Adresse myfilesadmin(at)th-brandenburg.de zu erreichen.

Zugangsanträge stehen immer unter dem Vorbehalt der Lizenzverfügbarkeit. Stehen dem Fachbereich nicht mehr ausreichend freie Lizenzen zur Verfügung, wird der Zugangsantrag abgelehnt. Die Ablehnung wird dem Antragsteller ebenfalls auf seine THB E-Mail-Adresse übermittelt.
Die Freigabe von Dateien per Einladung über E-Mail ist nicht lizenzgebunden.

Im Antragsformular legen die Nutzer fest, ob sie das Freigeben auf dem Home-Verzeichnis erlauben wollen und ob interne Netzwerklaufwerke in den MFCS eingeblendet werden sollen.

Freigaben von Ordnern und Dateien sind für die Nutzer in den Home-Laufwerken vorkonfiguriert. In den Netzwerklaufwerken gelten die hochschulinternen Dateisystemberechtigungen.

Das Einbinden spezieller Netzwerklaufwerke in den MFCS können die Nutzer in Absprache mit den Administratoren beantragen.

Die Freigabe von Dateien für externe Nutzer ist den Mitarbeitern der Hochschule vorbehalten und mit den Administratoren abzustimmen.

Der Fachbereich kann die Nutzer bei der Ermittlung bestehender Zugriffrechte unterstützen, übernimmt jedoch keine Verantwortung für die von den Nutzern erstellten Freigaben, Berechtigungen und Einladungen.

Die Nutzung des MFCS als Sharing-Plattform ist untersagt.

Bei Wechsel der Fachbereichszugehörigkeit eines Nutzers, wird der Zugang zum MFCS deaktiviert. In diesen Fällen kann der Nutzer einen neuen Zugang über das Portal beantragen.

Der Fachbereich behält sich vor, inaktive Nutzer nach 6 Monaten im MFCS zu deaktivieren.

Mit dem Ausscheiden aus der Hochschule als Mitarbeiter oder Angehöriger bzw. der Exmatrikulation bei Studierenden wird der Zugriff auf die Daten spätestens nach einem Zeitraum von 6 Monaten deaktiviert. Nach weiteren 6 Monaten werden die Daten von den Serversystemen gelöscht.


3. Datenschutz

Der Myfiles Cloud Service greift auf personenbezogene Daten aus dem zentralen Identitätsmanagementsystems der Hochschule zurück:

"Name, Vorname, E-Mail-Adresse der Hochschule, Gruppenzugehörigkeiten"

Zur Administration des Dienstes sind diese Angaben unerlässlich.

Zusätzliche Eingaben in das MFCS-Benutzerprofil obliegen der Verantwortung der Nutzer. Mit der Erweiterung dieser Profildaten erklärt der Nutzer sein Einverständnis zur Speicherung und Verarbeitung der Daten für MFCS-Funktionen. Der Nutzer kann die eingetragenen Profildaten eigenständig verändern und löschen.

Zur Administration und Monitoring des Systems werden Protokoll- und Berichtsdaten mit nachfolgenden Inhalten erfasst:

- Nutzername, IP-Adresse, Betriebssystem des zugreifenden Gerätes,
- Festplatten-Nutzung, Email-Reports, Lizenz-Nutzung, Login- und Aktivitäten-Reports

Ausschließlich die mit der Administration und Systemverwaltung beauftragten Mitarbeiter haben Zugriff auf die im System gespeicherten Daten, Protokoll- und Berichts-Daten.
Sie sind verpflichtet alle Daten vertraulich zu behandeln und dürfen diese Daten ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebes, im Auftrag der Eigentümer der Daten oder zur Aufklärung von missbräuchlicher Nutzung des Systems verarbeiten. Der §5 der IuK-Benutzerordung gilt entsprechend.


4. Verantwortung für Daten

Die Verantwortung für die im System gespeicherten Daten und verfügbaren Inhalte obliegt dem Nutzer der im MFCS als Besitzer der Datei geführt wird.

Es ist nicht gestattet urheberrechtlich oder durch Copyright geschützte Daten und Informationen zu veröffentlichen. Grundsätzlich gilt §4 der IuK-Benutzerordnung.

In den MFCS hochgeladene Dateien können von Nutzern gemäß der internen Dateisystemberechtigungen eingesehen, verändert und gelöscht werden. Zusätzlich können Dateien von Personen eingesehen, verändert und gelöscht werden, die von Nutzern durch Freigaben das Recht dazu erhalten haben.

Zur Erhöhung der Datensicherheit und Verfügbarkeit werden die Daten der Mitglieder und Angehörigen des Fachbereichs Wirtschaft auf Storagesystemen der Hochschule und über spezielle Clusterserver gespeichert. Zusätzlich werden die Daten wöchentlich voll und täglich inkrementell als Backup gesichert. Die Aufbewahrungszeit von Vollsicherungen beträgt 6 Monate.

Für die Dateispeicherung in anderen Bereichen der Hochschule gelten eigene Sicherheitsvorkehrungen.

Der Myfiles Cloud Service wird unabhängig von den Dateisystemdiensten über virtuelle Appliances abgebildet. Die angestrebte Systemverfügbarkeit beträgt 97% pro Jahr.

Der Betreiber haftet nach §6 der IuK-Benutzerordnung der Hochschule nicht für Schäden gleich welcher Art, die dem Benutzer aus der Nutzung des MFCS entstehen.


5. Widerruf der Einwilligungserklärung

Der Nutzer kann seine Zustimmung zu dieser Nutzungsordnung per E-Mail an myfilesadmin(at)th-brandenburg.de widerrufen. Nach Prüfung des Absenders wird der Zugang des Nutzers zum MFCS gesperrt.

D. Hausmann
Technischer Labordienst Service und Organisation
FB Wirtschaft


Stand: 14.06.2016 / verantwortlich:

Service

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